ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE INVENTARIOS

Introducción

Los inventarios como parte del activo corriente son conocidos como las mercaderías, mercaderías en tránsito, materia prima, productos en proceso, artículos terminados, suministros y envases o embalajes utilizados para la venta del bien.

Los inventarios en empresas comerciales e industriales representan la parte operativa y casi todo el negocio gira entorno a ello. Y los inventarios se mantienen con la finalidad de que lleguen a ser vendidos a un precio mayor del que se compraron, y así lograr ingresos, primero para reponer el costo de lo comprado y segundo obtener la ganancia o rentabilidad.

Ejemplo:

Precio de compra de casacas destinadas para la venta

Descripción del bien Cantidad Precio unitario de compra Precio unitario de venta Precio total de compra Precio total de venta
Cascas talla S 50 25.00 40.00 1,250.00 2,000.00
Cascas talla M 150 25.00 40.00 3,750.00 6,000.00
Cascas talla L 50 25.00 40.00 1,250.00 2,000.00

Total

6,250.00 10,000.00

Del cuadro precisamos lo siguiente: El costo de ventas, costo de reposición, margen bruto de ganancia o precio de compra de las 250 casacas es de S/6,250.00 y la venta neta o venta total es de S/ 10,000.00. Y al restar el precio total de venta menos el precio total de la compra obtenemos S/ 3,750.00, resultado que se considera la ganancia, rentabilidad o margen bruto, esto sin considerar los otros gastos operativos y administrativos.

Es por ello que la administración busca comprar u obtener los inventarios a un menor precio, de tal modo que al venderlos se pueda obtener mayores ganancias e incluso disminuir el precio de venta para será los más competitivos del mercado. Considerando además que si se brinda un mejor servicio y un bien de mejor calidad la empresa logrará posicionarse mejor y como resultado la empresa obtendrá muchas más ganancias.

Importancia de los Inventarios en el Capital de Trabajo

Por lo general en las empresas comerciales e industriales las cuentas por cobrar y los inventarios representa la mayor inversión y las mismas que dan origen al capital de trabajo, y para administrarlos se requiere de una planeación estratégica y de políticas, las que permitirán aumentar la rotación de los inventarios, mantener la producción de los bienes de tal modo que no haya materia prima en exceso para la producción.

Necesidad de Información del Inventario

La información es útil cuando se obtiene oportunamente, pues las decisiones se toman a diario y no hay excepción en los inventarios. Por ello es necesario conocer de los inventarios su ubicación, la cantidad existente, condiciones en las que se encuentran, precio de compra, precio de venta y las dificultades o problemas de abastecimiento. Con la información se podrá decidir y optar por estrategias que permitan corregir y superar los problemas.

Nivel de Inversión en los Inventarios

Decidir el nivel de inversión en inventarios responde básicamente a la producción en el caso de empresas industriales y a las ventas y el mercado en empresas comerciales. Y son determinadas por las inversiones actuales y la capacidad de la administración de manejar los recursos internos y externos, y el manejo de la información de periodos pasados donde está plasmado el comportamiento de los inventarios, lo que también sirve como fuente para adoptar ciertas decisiones.

Políticas de Inventarios

Se centran en obtener el aumento de las ganancias sobre la inversión hecha, cumpliendo con las necesidades y exigencias del mercado, y la compra de inventarios y venta de los mismos considerando los costos y las ganancias que se esperan obtener.

Los inventarios se rigen por políticas como:

  • Disminuir las inversiones en inventarios cuando es necesario, considerando que estas disminuciones no afecten para cumplir con las demandas de los clientes, esto con la finalidad de disponer de los recursos ahorrados en otras inversiones o en cuentas por pagar. Y además tomar en cuenta que las inversiones que se hacen en inventarios son dinámicas y flexibles según el comportamiento de la demanda del mercado.
  • Obtener o comprar inventarios a crédito de aquellos proveedores que ofrecen requisitos más favorables para la empresa, particularmente la de compras a crédito con un mínimo de intereses o nulo.
  • Establecer o fijar la cantidad de inventarios en base a los pedidos de clientes y al estudio y análisis de la demanda en el mercado y los pronósticos previstos para que siempre exista inventarios en los almacenes.

Costo de Mantener el Inventario

El aumento de los inventarios está muy ligado a políticas y prácticas propias de cada empresa, pues se sustentan en criterios como: a mayor cantidad de compra, se obtendrá un mejor precio; comprar ciertos inventarios en épocas y fechas específicas, porque su costo es menor en cierto momento y también al comprar en grandes cantidades para reducir muchos costos administrativos (transporte, almacenaje y otros).

Seguridad de Inventarios para Fluctuaciones (Variaciones)

En toda empresa esta práctica ya es conocida, pues busca asegurar que las reservas de inventarios no se vean afectadas por las fluctuaciones de hechos o situaciones no previstas, y poder así sopesar con las reservas (inventarios adicionales) el aumento de la demanda, amortiguando estas situaciones imprevisibles, garantizando el cumplimiento de las demandas del mercado.

Método ABC en los Inventarios

Este método buscar separar y categorizar los inventarios con la finalidad de tener un control y seguimiento distinto por cada categoría. Se hace con la finalidad de ver que inventarios son los más productivos, los que más rotan, los que generan mayores beneficios, etc. Y con esta información tomar acciones y estrategias para tomar decisiones buscando obtener mayores ganancias.

Riesgos al Invertir en Inventarios

Toda acción, operación o decisión que se toma está sujeta al riesgo, y los inventarios como la principal fuente de las operaciones poseen riesgos de:

  • Caducidad: algunos inventarios o ciertos bienes tienen fecha de caducidad y por tanto un tiempo establecido para ser consumido o vendido y es así que por el paso del tiempo pierden sus propiedades o el uso para el que estaba destinado.
  • Perecedero: es característico en bienes con periodo de vida muy corta pues pierden sus principales cualidades y no es posible el consumo o la venta si ocurre esto.
  • Obsolescencia: el avance de la ciencia y tecnología no se detiene, es tanto así que cada día hay nuevos bienes o productos, los mismos que reemplazan y desplazan al bien o producto anterior, restando así su valor, pues son considerados anticuados e incluso obsoletos.
  • Y otros no previstos ni considerados, ligados a la situación política, social y económica del contexto y ubicación donde se encuentre la empresa.

Control de los Inventarios

Los inventarios son controlados por distintas áreas de la empresa, como el área contable que registra la información en libros contables sobre la compra, almacenaje, venta, matera prima enviada a producción, productos en proceso, productos terminados y más, utilizando herramientas y formatos como el kardex de inventarios, costos de producción y otros. Todo esto con el fin de velar por los inventarios y calcular los costos y gastos para determinar la utilidad neta o ganancia de la empresa.

De la misma forma el área encargada del almacén que se encarga de la recepción, verificación, resguardo, control de los inventarios y distribución al área de ventas o al área de producción para que los inventarios sigan su curso previsto por la empresa.

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