SANEAMIENTO CONTABLE

Definición de Saneamiento Contable

Es el conjunto de procedimientos que tienen como fin mejorar la información financiera brindada.

Objetivo del Saneamiento Contable

Regular el cumplimiento de las acciones administrativas de revisión, análisis y depuración de información contable.
Velar para el cumplimiento de que los estados financieros, para que revelan la imagen fiel de la situación económica, financiera y patrimonial.

Comité de Saneamiento Contable

Establece acciones que permiten reconocer, clasificar y medir las cuentas contables de saldos de importancia relativa, el comité está constituido por:

El Director General de Administración o cargo equivalente, quien lo presidirá.
El Director de Contabilidad o cargo equivalente.
El Director de Tesorería o cargo equivalente.
El Director de Abastecimiento o cargo equivalente.
El Director del Órgano de Control Institucional.

Funciones del comité:

Proponer al Titular de la entidad pública: políticas, cuentas y procedimientos contables en materia de saneamiento para su aprobación.
Requerir a las áreas responsables de las entidades públicas involucradas en el proceso de saneamiento contable, la información necesaria.
Disponer con acuerdo en acta y luego de la revisión, análisis y depuración, el registro de las acciones de saneamiento contable.
Sustentar documentada y fehacientemente las actividades de saneamiento contable.
Proponer la ejecución de las acciones de saneamiento contable en el marco de las políticas, las cuentas y procedimientos contables.
Efectuar el monitoreo permanente de la ejecución de las acciones de saneamiento contable, así como elaborar y presentar el informe de avance de la implementación al Titular del Pliego.

Procedimiento Contable del Saneamiento

Caja y Bancos

a) Analizar los saldos que representan efectivo y/o equivalente de efectivo

b) Revisar la operatividad de las cuentas corrientes.

c) Considerar las normas y directivas de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.

d) Revisar las conciliaciones bancarias.

e) Determinar los cheques no pagados por el banco.

f) Revisar las actas de conciliación de saldos con el Tesoro Público.

g) Los saldos en moneda extranjera se expresarán en moneda nacional al tipo de cambio emitido por la SBS.

h) Las cuentas corrientes con saldos acreedores serán mostrados en el pasivo del balance general en el rubro sobregiros bancarios.

i) Revisar las disposiciones judiciales como por ejemplo los embargos en forma de retención, que deberán ser registrados en la cuenta 110105 Fondos Sujetos a Restricción.

Cuentas por Cobrar

a) Los derechos de cobranza de las entidades que, por convenio, son administrados por otras entidades, a las cuales se requerirá la información necesaria para efectuar las acciones de saneamiento, de acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 29608.

b) Los saldos de las cuentas por cobrar de origen tributario, se sujetarán a lo dispuesto en el Código Tributario y las normas respectivas vigentes.

c) Derechos existentes y cuya cobranza no es posible mediante el proceso coactivo.

d) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro, por las causales establecidas en el Instructivo 3 de contabilidad.

e) Derechos que carecen de documentos de soporte idóneos, a través de los cuales se puedan ejecutar los procedimientos que permitan su cobranza.

f) Derechos por los cuales no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona natural o jurídica el importe por la no ejecución de dichos derechos.

g) Derechos cuya realización no es posible mediante los procesos judiciales o coactivos.

h) Derechos con causal de extinción según la normatividad legal y contable vigente.

Servicios y Otros Contratados por Anticipado

a) Las entregas a rendir cuentas de años anteriores, que deben ser analizadas para la confirmación por el personal al que se le otorgaron los recursos, para su inmediata rendición, justificación y cobro. En el caso de ex trabajadores a los cuales no sea posible efectuar la cobranza se remitirá la documentación a la Oficina General de Asesoría Jurídica o a la Procuraduría Pública, para los fines del caso, según corresponda.

b) Los anticipos a contratistas y proveedores deben ser analizados para la confirmación por parte de las entidades a las que se les entregaron los recursos, con el fin de lograr su atención o recuperación.

c) Los convenios de encargos pendientes de regularización serán atendidos por los receptores del encargo, para las rendiciones de cuentas correspondientes.

d) Luego de realizada la depuración o el incremento de importes en Servicios y Otros Contratados por Anticipado, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608; excepto en los casos de corrección de error, en que se aplicará la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables.

Existencias

a) Las diferencias entre el inventario físico de existencias y los saldos contables, sin perjuicio de las acciones administrativas y disciplinarias a que hubiere lugar, respecto a las responsabilidades.

b) Las existencias en almacén que no han sido objeto de inventarios, se analizarán para determinar su procedencia y modalidad de inventario, para proceder al saneamiento contable.

c) Las existencias en almacén en condición de deterioro u obsolescencia, debidamente comprobadas, serán materia del procedimiento establecido para el saneamiento contable.

d) Luego de realizada la depuración o el incremento de importes en Existencias, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608; excepto en los casos de corrección de error, en que se aplicará la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables.

Propiedad, Planta y Equipo

a) Las diferencias entre el inventario físico de propiedad, planta y equipo y los saldos contables, sin perjuicio de las acciones administrativas y disciplinarias a que hubiere lugar, según corresponda.

b) Las entidades públicas, organismos e instituciones, que no han terminado de efectuar el saneamiento técnico legal de sus bienes inmuebles, deberán ceñirse a lo dispuesto en las normas de saneamiento establecidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, en lo que corresponda, debiendo concluir dicho proceso en el término de la vigencia de la Ley N° 29608, procediendo al registro contable correspondiente, de corresponder, sin perjuicio a las responsabilidades a que hubiera lugar.

c) Las construcciones en curso ejecutadas por administración directa, de las cuales las entidades no cuenten con los documentos que sustenten la propiedad del bien, deberán cumplir lo dispuesto por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales para el saneamiento físico legal y para su regularización, determinando la diferencia entre el valor de tasación (valor comercial) y el valor contable para proceder al saneamiento contable, sin perjuicio a las responsabilidades a que hubiera lugar.

d) Los edificios y terrenos recibidos en afectación en uso, registrados en cuentas de orden, deberán regularizarse afectando dichos registros con cargo a las cuentas 1501.09 Edificios y Estructuras en Afectación en Uso, 1502.05 Terrenos en Afectación en Uso y1508.0107 Edificios y Estructuras en Afectación en Uso, notificando a la entidad propietaria del bien para evitar posibles duplicidades de registros.

e) Los edificios y terrenos recibidos en afectación en uso deben ser objeto de activación sustentada en resolución de afectación en uso y el acta de entrega – recepción física del bien. Si dichos bienes no estuvieran valorizados, se considerará el valor de tasación (valor comercial). Las construcciones, remodelaciones y mejoras efectuadas en terrenos y/o edificios, según corresponda, que se encuentren bajo afectación en uso, deben ser activados.

f) La propiedad, planta y equipo en poder de la entidad, que proviene de convenios con Organismos Internacionales y que no cuenta con Actas de Transferencia ni con las Resoluciones Ministeriales correspondientes, será objeto del registro contable que competa y la correspondiente incorporación de los bienes, sin perjuicio de la regularización documentaria establecida en el convenio o contrato entre las partes, ni de las responsabilidades a que hubiera lugar.

g) Los bienes muebles en condición de sobrantes y faltantes, así como los vehículos automotores que no estén inscritos en el Registro de Propiedad Vehicular se ceñirán a lo dispuesto por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, procediéndose a su registro contable, de corresponder.

h) Las obras ejecutadas, terminadas y entregadas físicamente a la entidad receptora que tienen como atributo un flujo de beneficios futuros o potencial de servicio serán objeto del registro contable que competa y la correspondiente incorporación de los bienes, sin perjuicio de la regularización documentaria establecida en el convenio o contrato entre las partes, ni de las responsabilidades a que hubiera lugar.

i) Actas de Conciliación de Saldos Contables con la Gerencia de Infraestructura.

j) Notas de Contabilidad documentadas.

k) Resoluciones de altas y bajas de bienes del Activo que deben sustentar las Notas de Contabilidad.

l) Informe de regularización de predios inscritos a nombre de la entidad.

m) Conformidad de contrato de ejecución de obras para liquidación técnica y financiera en los plazos previstos.

n) Los Edificios y Terrenos recibidos en Afectación en Uso registrados en Cuentas de Orden se regularizarán con cargo a las cuentas contables: 1501.09; 1502.05 Y 1508.07.

o) Luego de realizada la depuración o el incremento de importes en Propiedad, Planta y Equipo, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608; excepto en los casos de corrección de error, en que se aplicará la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables.

Cuentas por Pagar

a) Solicitar a los proveedores y acreedores la conformidad del respectivo saldo de las cuentas, así como la documentación que acredite la conformidad de los bienes o servicios recibidos por la entidad y demás documentos, de ser pertinentes.

b) Las obligaciones por montos iguales o menores a una Unidad Impositiva Tributaria – UIT, cuyo acreedor no haya sido ubicado, sólo requerirán la opinión del Comité de Saneamiento para su depuración. En el caso de montos mayores a una UIT se requerirá el informe de la Oficina General de Asesoría Jurídica o de la Procuraduría Pública, según corresponda y se remitirá el expediente a la Comisión de Saneamiento Contable para su posible depuración, recomendando su registro en cuentas de orden.

c) Las deudas tributaria, previsional y laboral requieren la opinión de la Oficina General de Asesoría Jurídica o de la Procuraduría Pública, según corresponda, respecto de las acotaciones, autoliquidaciones y demandas por dichos conceptos, proponiendo al Comité de Saneamiento el reconocimiento de la contingencia, provisión u obligación, según el caso.

d) Los importes de las cuentas por pagar no reconocidas por los proveedores y/o acreedores, serán objeto de ajuste teniendo como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608, excepto en los casos de corrección de error, en que se aplicará la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables.