SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Importancia de los Sistemas de Control Administrativo

Para que toda empresa se mantenga en el mercado, es necesario que se adapte a los cambios de la competencia global. Y para ello se requiere contar con un sistema de información que permita monitorear

Tipo de Control

Guía y direccional:

Los resultados se predicen y durante el proceso se llevan a cabo las acciones correctivas

Selectivo:

Se toma muestras de operaciones con el fin de detectar si estas operaciones cumplen con ciertos requisitos para determinar si se continuara con el proceso.

Posterior:

Concluida las operaciones se evalúan los resultados y a partir de eso se comparan con un estándar establecido, para poder mejorar el rendimiento de las operaciones.

Objetivos

Diagnosticar:

De la misma forma que se requiere diagnosticar una enfermedad a tiempo para poder curarse, de la misma forma es crucial la función que cumple el control administrativo pues busca saber de antemano las posibles causas que afecten negativamente la operatividad de la empresa.

Comunicación:

Para poder efectuar un adecuado control, es necesario crear un medio de comunicación que permita al control administrativo orientar y detectar las coordinaciones de las actividades bajo el control.

Motivación:

El estímulo es una forma de obtener mejores resultados que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa. La meritocracia, las bonificaciones, etc. son alguno motivadores que permiten que la empresa logre sus objetivos.

Etapas para Diseñar el Control Administrativo

1.- Definir los resultados que se esperan obtener:

Para poder llegar a cumplir un objetivo deseable es imprescindible que la planeación y el control interactúen en busca de los resultados deseados, expresados en dimensiones cuantificables. Se determina los resultados para poder medir el rendimiento y evaluarlo buscando la mejora.

2.- Determinar predicciones para obtener resultados deseados:

Centrado en determinar anticipadamente elementos que permitan y ayuden predecir la obtención de resultados óptimos.

3.- Determinar los estándares de elementos predictivos en función de los resultados:

Para poder realizar las comparaciones, es necesario establecer ciertos estándares en función de los resultados que se esperan obtener, de esta forma será más fácil aplicar las correcciones necesarias para poder alcanzar mejores resultados.

4.- Detalle de los flujos de información:

Dependerá de las áreas responsables para aplicar qué criterios se tomará en cuenta, considerando lo siguiente:

  • Quienes son los responsables en la toma de decisiones.
  • Que indicadores se debe informar.
  • El tiempo de envío de cada informe o reporte.
  • El flujo de la información debe ser de tal forma que evite fricciones entre las distintas áreas.

5.- Evaluación y aplicación de acciones correctivas:

Para llevar a cabo las acciones correctivas se requiere de un análisis efectivo de los elementos y de esta forma detectar la falla del problema real, sin la necesidad de desperdiciar esfuerzos y recursos.

Evaluación de las Áreas de Responsabilidad

Poder evaluar las distintas áreas de responsabilidad, requiere de considerar los matices propios y característicos de cada área y de esta forma, medir y determinar qué curso de acción es el más adecuado. Los centros de responsabilidad más comunes son:

  • Área de compras.
  • Área de ventas.
  • Área de inversiones.
  • Área de gastos.
  • Área de costos estándar.

Informes de las Áreas de Responsabilidad

Un buen control administrativo como ya se mencionó, requiere de un efectivo flujo de información la misma que cumple con los siguientes requisitos:

  • A quien se informa.
  • Que se informa.
  • Cuando se informa.
  • Como se informa.

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